“สถานที่ทำงานดี ก็จะสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน บรรยากาศที่ดีในการทำงานก็จะสร้างผลงานที่ดีให้แก่องค์กร” คำกล่าวนี้คงไม่ผิดนัก เพราะออฟฟิศสถานที่ทำงานเป็นเสมือนบ้านหลังที่สอง บางคนใช้เวลาอยู่ในที่ทำงานมากกว่าอยู่ที่บ้านตนเองด้วยซ้ำถ้านับเวลากันแล้ว เมื่อคนเป็นกลไกสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจการจะจัดสรรพื้นที่ทำงานให้กับคนก็จึงไม่ใช่เรื่องที่ผิดแต่อย่างใด ออฟฟิศหรือสำนักงานควรเป็นสถานที่ที่มีบรรยากาศดีส่งเสริมการทำงาน
ออฟฟิศบางที่มีการจัดตกแต่งอย่างสวยงามมีสีสันฉูดฉาดสะดุดตาเพื่อช่วยเพิ่มบรรยากาศในการทำงานของพนักงานทุกคนให้ดีขึ้นและยังช่วยในเรื่องของความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานด้วย ส่วนบางที่มีการจัดตกแต่งเช่นกันแต่เน้นความเรียบง่ายและความสงบเพื่อสมาธิของพนักงาน การจัดตกแต่งออฟฟิศจึงเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ผู้บริหารไม่ควรมองข้ามเพราะการใส่ใจลงทุน ในจุดนี้เพียงเล็กน้อย ก็สามารถทำให้พนักงานรู้สึกได้ว่าผู้บริหารก็ใส่ใจพวกเขาเช่นกัน และการลงทุนในจุดนี้อาจเพิ่ม ประสิทธิภาพในการของพวกเขาอย่างไม่น่าเชื่อเลยก็ได้เมื่อประสิทธิภาพในการทำงานมากนั้นหมายถึงผลประกอบการที่ดี ของบริษัทนั่นเอง
การจัดออฟฟิศไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานเท่านั้น ยังมีส่วนดึงดูดลูกค้าให้เข้ามาอีกด้วย เพราะสถานที่บรรยากาศดีใครๆก็อยากไป ซึ่งเมื่อออฟฟิศคุณดูสดใสจึงทำให้องค์กรดูน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้ามากข้น เพราะออฟฟิศก็คือหน้าตาขององค์กร หลายสิ่งหลายอย่างที่อยู่ในออฟฟิศทั้งการตกแต่งภายนอก ตกแต่งภายใน การจัดวางโต๊ะ จัดวางเอกสารบนชั้น ห้องน้ำและส่วนที่เป็นห้องประชุมทุกส่วนล้วนมีผลต่อความรู้สึกของลูกค้าทั้งสิ้น อย่าง ห้องน้ำเป็นสิ่งที่สะท้อนอะไรได้มากมายทีเดียว ห้องน้ำสามารถที่จะบ่องบอกถึง ความเอาใจใส่ ลักษณะนิสัย ของคนในองค์กร รวมถึงวัฒนธรรมในองค์กรด้วย ดังนั้นผู้บริหารจึงไม่ควรมองข้ามเรื่องเหล่านี้ไปโดยเด็ดขาด ทุกสิ่งเหล่านี้มีีผลต่อการเติบโตขององค์กรทั้งสิ้น ถ้าคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเติบโตมากกว่านี้ลองเริ่มง่ายๆจากการจัดออฟฟิศ ซึ่งวิธีที่จะจัดออฟฟิศให้มีแต่ความก้าวหน้าและรับทรัพย์ คุณสามารถทำได้ดังนี้
ถ้าองค์กรของคุณต้องการความน่าเชื่อถือและดูภูมิฐานสักหน่อย ก็พยายามอย่าใช้สีฉูดฉาด ให้ใช้สีที่ดูเรียบๆสีโทนอ่อน หรือสีเทาอ่อนๆเพื่อให้ดูมั่นคงและสงบและก็เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เข้ากับโทนสีที่ใช้ให้ใช้เครื่องหนังหรืองานไม้ที่ดูคลาสสิก อาจมีต้นไม้เล็กๆที่ช่วยทำให้บรรยากาศดูผ่อนคลายหรืออาจจะตกแต่งผนังเพิ่มเติมด้วยภาพที่มีชื่อเสียงที่ดูเรียบง่ายก็ได้ ถ้าองค์กรของคุณต้องการอะไรที่ดูตื่นตาและทันสมัยก็ให้ใช้สีสันที่สะดุดตามากๆอย่างสีส้ม สีแดง หรือ สีเหลือง
ซึ่งจะให้โทนอารมณ์ที่ตื่นตัวดูกระฉับกระเฉงและน่าสนใจ เฟอร์นิเจอร์ก็ใช้อะไรที่ดูทันสมัย เน้นใช้เป็นกระจกใสหรือโต๊ะ เก้าอี้ที่มีทรงเก๋ไก๋แปลกตาหรือบางครั้งก็อาจจะมีเฟอร์นิเจอร์ เป็นงาน DIY มาร่วมด้วยก็ได้พื้นที่ที่ว่างก็อาจใช้เป็นรูปปั้นที่ดูเป็นงานศิลป์แปลกตา พนังก็อาจจะใช้ภาพที่เน้นสีสันชัดเจนหรือพวกภาพ Abstract ก็เป็นไอเดียไม่เลวทีเดียว สิ่งสำคัญในการจัดออฟฟิศตรงจดนี้ก็คือ ต้องมีความชัดเจน อย่าพยายามนำสองส่วนสองแบบนี้มาผสมกันเป็นอันขาด เพราะสุดท้ายแล้วจะไม่สื่อถึงอะไรเลย จะดูใหม่ก็ไม่ใหม่จะว่าน่าเชื่อถือก็ดูไม่เหมือน ซึ่งถ้านำมารวมกันจะทำให้เกิดความสับสนได้ ก็จะทำให้ดูเหมือนองค์กรไม่มีจุดยืนที่แน่นอน
ข้างต้นเป็นรูปแบบการตกแต่งออฟฟิศที่จะช่วยแสดงจุดยืนขององค์กร ที่นี้มาดูกันว่าการตกแต่งออฟฟิศที่จะช่วยเพิ่มบรรยากาศในการเรียนรู้และการทำงานจะเป็นอย่างไรซึ่งเราจะใช้หลักการของ Smart Office เข้ามาช่วยก็ได้จากภาพออฟฟิศแบบเดิมๆที่เราเห็นจนชินตา คือมีการกันบล็อกเอาไว้ในแต่ละโต๊ะของพนักงาน โต๊ะจะวางติดชิด กันและกั้นบล็อกไว้เพื่อแบ่งอาณาเขตในการทำงาน อันนี้เป็นส่วนของพนักงาน ถ้าเป็นหัวหน้าหรือระดับผู้บริหารก็จะมีห้องทำงานแยกไปอีกส่วนหนึ่งอยู่ในห้องกระจกที่อยู่ห่างไกลพนักงานเหลือเกิน ทั้งหมดนี้คือภาพของออฟฟิศแบบเดิมๆที่คุณสามารถเห็นได้ทั่วไป แต่ถ้าเป็นออฟฟิศที่ปรับแต่งแบบ Smart Office ก็จะเป็นภาพของโต๊ะทำงานที่ไม่มีผนังกั้น จัดวางเรียงโต๊ะทำงานเป็นแบบล้อมวง พนักงานจะนั่งทำงานกันเป็นกลุ่มๆ กลุ่มหนึ่งก็อาจจะสัก 5–6 คนก็ได้ ซึ่งหัวหน้า
นอกจากจะมีห้องทำงานส่วนตัวแล้วก็จะมานั่งรวมกลุ่มทำงานล้อมวงแบบพนักงานก็ได้ หรืออีกลักษณะหนึ่งก็คือ ใช้โต๊ะยาวเหมือนโต๊ะสำหรับประชุม แล้วนั่งทำงานรวมกันในโต๊ะเดียวกัน หัวหน้าก็อาจจะนั่งหัวโต๊ะก็ได้ ทั้งสองแบบจะช่วยให้ พนักงานและหัวหน้าสามารถปรึกษาหารือกันได้ตลอดเวลา ถ้าต้องการประชุมก็ตรงนั้นได้เลยไม่ต้องเสียเวลาเดินไปห้องประชุมอีก ตรงส่วนโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนรวมถึงหัวหน้าจะมีเพียงเอกสารงานที่ต้องทำขณะนั้น โทรศัพท์มือถือ และ คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คเท่านั้น นอกนั้นจำพวกเอกสารที่ยังไม่ต้องทำหรือของใช้ส่วนตัวจะไม่นำมาวางไว้เลยเพราะหลักการนี้ต้องการให้เกิดปฏิสัมพันธ์ในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ไม่ต้องการให้มีการสร้างอาณาเขตเพื่อปิดกั้นตนเองจากส่วนรวมการเปลี่ยนแปลงลักษณะนี้จะทำให้ รู้สึกว่าการทำงานเป็นทีมทำได้ง่ายขึ้นเพราะต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันอยู่ตลอดทั้งวันซึ่งจะช่วยส่งเสริมและเกื้อหนุนกันในการทำงานและช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในการทำงานอีกด้วย
จะเห็นว่าลักษณะการจัดออฟฟิศแบบ Smart Office เป็นการจัดออฟฟิศแบบระดมความคิด บรรยากาศดูเป็นมิตรมากขึ้น ห้องทำงานเปิดโล่งดูไม่แออัด รกตา เอกสารก็จะถูกจัดเก็บใน Server ขององค์กร ซึ่งสามารถเปิดใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ใครอยากเปิดดูหรือนำมาแก้ไข นำมาใช้งานก็ง่ายและสะดวกไม่จำเป็นต้องจัดซื้อตู้สำหรับใส่เอกสารสำนักงานมาให้ เปลืองงบประมาณและเปลืองพื้นที่อีกต่อไป แต่สำหรับเอกสารหรือทรัพย์สินส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนอาจจะมีตู้ล็อค เกอร์เอาไว้ให้เก็บ หรืออาจจะจัดมุมส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนไว้ก็ได้ ซึ่งมุมส่วนตัวของพนักงานก็เป็นการใช้การจัด ออฟฟิศแบบเดิมนั่นเอง คือ มีโต๊ะทำงานและมุมจัดวางโต๊ะไว้ให้ แต่โต๊ะส่วนนั้นและมุมตรงนั้นเอาไว้ใช้เก็บของเท่านั้น เวลาปฏิบัติงานก็จะเป็นอีกโซนที่มีการจัดไว้ซึ่งเป็นวิธีการที่ดีเพราะบางทีพนักงานอาจจะต้องการเวลาส่วนตัวบ้างในบางครั้ง
นี่คือเสน่ห์ของ Smart Office พื้นที่ว่างมากขึ้น สถานที่ดูโล่งขึ้น บรรยากาศจึงดีและส่งเสริมการทำงาน เมื่อความเป็นทางการลดลง พนักงานก็จะรู้สึกผ่อนคลายในการ ทำงานมากขึ้น ส่งผลให้พนักงานแต่ละคนเรียนรู้กันและกัน ประสิทธิภาพในการทำงานจึงมากขึ้น องค์กรก็จะได้ประโยชน์เต็มที่ อีกทั้งการจัดออฟฟิศแบบนี้ยังช่วยในเรื่องการลดใช้ ทรัพยากรกระดาษอีกด้วยไม่ยุ่งยากไม่ซับซ้อนแต่ทรงคุณค่ามากมาย
ทั้งหมดทั้งมวลเหล่านี้คือ การเปลี่ยนแปลงเล็กๆน้อยๆที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตมากขึ้นผลประกอบการมากขึ้น กำไรมากขึ้น เพียงแค่ปรับสถานที่ทำงานให้เหมาะสมกับลูกค้า เหมาะสมกับพนักงาน ทัศนคติต่อองค์กร ความน่าเชื่อถือ ประสิทธิภาพในการทำงาน
ทุกอย่างก็จะเปลี่ยนแปลงไปในทางบวกทันที ซึ่งสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่ทำยากอีกต่อไปแล้วใน ปัจจุบัน เพราะทุกวันนี้โฮมออฟฟิศเกิดขึ้นมากมายเป็น สถานที่ก่อตั้งเป็นสำนักงานได้ง่าย ไม่ต้องเสียค่าเช่ารายเดือน จึงมีความสะดวกในการปรับเปลี่ยน แต่ถ้าใครมีสำนักงานที่ต้องเช่าอยู่บางทีก็อาจจะปรับเปลี่ยนอะไรมากอย่างที่ใจต้องการ ไม่ได้แม้ภายนอกจะเปลี่ยนไม่ได้ แต่ภายในสำนักงานสามารถจัดวาง จัดเรียง มุมสำหรับทำงานใหม่ๆได้ ไม่น่าเชื่อว่าการ เปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยก็สามารถทำให้ผลกำไรมากขึ้นได้ ถ้าอย่างนั้นคุณก็น่าจะลองปรับเปลี่ยนบ้างนะ แล้วสิ่งดีๆจะได้เกิดขึ้น