ประสิทธิภาพของการบริหารเงินสดก็คือการทำให้กิจการมีเงินสดคงเหลือไว้เท่าไรจึงจะเหมาะสมและเพียงพอ วิธีการที่เจ้าของธุรกิจจะทราบว่า กระแสเงินสดคงเหลือ ในกิจการของตนเองควรจะมีเท่าไรจึงจะเหมาะสม ได้แก่การจัดทำประมาณการกระแสเงินสดของกิจการขึ้นล่วงหน้าไว้ก่อน
ประมาณการกระแสเงินสด หรือ แผนการบริหารจัดการเงินสดนี้ จะแสดงจำนวนเงินและช่วงเวลาที่กิจการต้องใช้จ่ายเงิน หรือ จะได้รับเงินสดเข้ามา ทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองเห็นปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับเงินสดของกิจการได้ล่วงหน้าสำหรับการเตรียมรับมือหรือเตรียมลู่ทางเพื่อจัดการปัญหาต่างๆได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น
นอกจากนี้ประมาณการกระแสเงินสดยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือช่วยบริหารเจ้าหนี้ (การสร้างหนี้) และ ลูกหนี้ (การเร่งรัด การจัดเก็บหนี้ค้างชำระ) ได้ในเวลาเดียวกันอีกด้วย ข้อแนะนำเบื้องต้นก็คือ เถ้าแก่เอสเอ็มอี ควรจะประมาณการกระแสเงินเดือนทุกเดือนในระยะเวลา 1 ปีข้างหน้า เพื่อการบริหารเงินสดของกิจการให้ได้ผลดีที่สุด
ยกตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับบิลค่าโทรศัพท์สำหรับเดือนมกราคม ในวันที่ 1 กุมภาพันธ์แต่เราวางแผนเตรียมจ่ายเงินในวันที่ 20 กุมภาพันธ์ ตัวเลขการจ่ายเงินในประมาณการกระแสเงินสดจะต้องอ้างถึงกระแสเงินสดที่ไหลออก ณ วันที่ 20 กุมภาพันธ์ ไม่ใช่ ณ วันที่ 1 ซึ่งเป็นวันที่เราได้รับบิลหรือแจ้งหนี้ เป็นต้น หรือการจำหน่ายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ซึ่งไม่ได้รับเงินในทันที เจ้าของกิจการหรือผู้ที่ทำประมาณการกระแสเงินสด จะต้องคาดการล่วงหน้าว่าลูกหนี้จะจ่ายเงินให้เราในระยะเวลาเท่าไร
รายการต่างๆ ของการใช้เงินและการรับเงิน จะถูกนำมาเขียนลงในตารางเวลาตรงตามช่วงต่างๆ ซึ่งจะทำให้เจ้าของกิจการมองเห็นได้ว่าในช่วงเวลานั้นๆ กิจการจะมีเงินเหลือหรือจะขาดเงินมากน้อยเพียงใด หากคาดว่ามีเงินเหลือมาก เจ้าของกิจการก็ควรจะเตรียมคิดล่วงหน้าว่าจะนำเงินเหลือส่วนเกินนั้นไปทำอะไร หรือหากพบว่าในช่วงเวลานั้นๆ จะขาดเงินสดในมือ เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมการว่าจะไปหาแหล่งเงินสดสนับสนุนเพิ่มเติมได้จากไหน และในจำนวนเท่าไร เรียกว่า การมีประมาณการเงินสดไว้ใช้ในกิจการ จะทำให้เถ้าแก่หรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ที่มองเห็นเหตุการณ์ในอนาคตได้อย่างนั้นเลย และผู้ที่สามารถมองเห็นเหตุการณ์ก่อนที่มันจะเกิดขึ้น ก็ย่อมเพลี่ยงพล้ำได้น้อยมาก
เพื่อให้การจัดทำประมาณการกระแสเงินสดเป็นไปอย่างสะดวกง่ายขึ้น เจ้าของกิจการควรจะทำตามขั้นตอนต่างๆ ตามลำดับก่อนหลัง ได้แก่
1.กำหนดกับตัวเองว่า กิจการควรจะมีเงินสดในมือเหลืออย่างน้อยจำนวนเท่าไรในทุกเดือน
2.กะประมาณยอดขายในแต่ละเดือนและช่วงเวลาที่จะได้รับเงิน
3.กะประมาณค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนกำหนดช่วงเวลาที่ต้องจ่ายเงินจริง
4.คำนวณเงินสดคงเหลือสำหรับเดือนนั้น เมื่อทำตามขั้นตอนดังกล่าว เถ้าแก่ก็เริ่มจะมองเห็นตัวเลขต่างๆ เกิดขึ้นดังนี้
สมมติกำหนดให้ เถ้าแก่ต้องการวางแผนเงินสดระหว่างเดือน มกราคม ถึง เมษายน ในปีหน้าในขั้นตอนที่1 เถ้าแก่ก็จะต้องกำหนดว่าอยากให้เงินสดคงเหลือทุกสิ้นเดือนจำนวนเงินเท่าไร
ยกตัวอย่างเช่น ต้องการให้มีเงินสดคงเหลือไม่น้อยกว่า 10,000 บาท ทุกเดือน (ขั้นตอนที่ 1)
ข้อมูลยอดขายที่เกิดขึ้นจริงในเดือนตนุลาคม,พฤศจิกายน และ เดือนธันวาคม คือ 300,000 บาท 350,000 บาท และ 40,000 บาท ทำให้เถ้าแก่สามารถคาดได้ว่ายอดขายในเดือนมกราคม จนถึง เมษายน จะเกินขึ้นจำนวน 150,000 บาท 200,000 บาท และ 300,000 บาท ตามลำดับ และจากพฤติกรรมการขายที่ผ่านมา พบว่ายอดขายจะเป็นการขายเงินสดประมาณ 25% ส่วนที่เหลืออีก 75%จะเป็น “การขายเงินเชื่อ”
ในส่วนของการขายเงินเชื่อ เถ้าแก่ใช้ข้อมูลจากประสบการณ์ที่ผ่านมาและคาดว่า 60% จะสามารถเก็บเงินได้ภายใน 1 เดือน,อีก30% จะสามารถเก็บเงินได้ภายใน 2 เดือน 5% สามารถเก็บเงินได้ภายใน 3 เดือน ส่วนอีก 5% ที่เหลือคาดว่าจะเป็นหนี้สูญเก็บเงินไม่ได้ (ขั้นตอนที่ 2)
การมองภาพของกระแสเงินสดที่จะเกิดขึ้นในอนาคตก็ไม่ยากครับใช้วิธีคิดตามความเป็นจริงง่ายๆ เริ่มจากตัวเลขเดือน ตุลาคม ยอดขายรวม คือ 300,000 บาท 25% ขายเป็นเงินสด ก็จะได้เงินมาในเดือน ตุลาคม เป็นเงิน (300,000 x 25%) = 75,000 บาท ยอดขายเงินเชื่อ 75% หรือ (300,000 x 75%) = 225,000 บาท จะจัดเก็บได้ดังนี้
60% เก็บได้ในเดือน พฤศจิกายน = (225,000 x 60%) =135,000 บาท
30% เก็บได้ในเดือน ธันวาคม = (225,000 x 30%) = 67,500 บาท
อีก 5% เก็บได้ในเดือน มกราคม = (225,000 x 5%) =11,250 บาท
เมื่อทำเช่นนี้เรื่อยๆ ไปจนครบทุกเดือนก็จะทำให้เถ้าแก่สามารถคำนวณช่วงเวลาในแต่ละเดือนที่จะได้รับเงินสดเข้ามาในกิจการได้