แผนธุรกิจ (Business Plan) คือการนำความคิด เกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆที่ต้องทำในการประกอบธุรกิจตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่มต้นจนถึงขั้นตอนสุดท้ายเขียนออกมาเป็นลาย ลักษณ์อักษรเป็นแผนงานที่ต้องปฏิบัติทั้งในการลงทุน การใช้เงินลงทุนมาประกอบการ การได้มาซึ่งรายได้และผลกำไร โดยวางแนวคิดเบื้องต้นตั้งแต่ว่าต้องการที่จะผลิตสินค้าและบริการ อะไรมีกระบวนการปฏิบัติอย่างไรบ้างและผลจากการปฏิบัติ ตามกระบวนการดีได้มากน้อยแค่ไหนใช้งบประมาณและกำลังคนเท่าไร เพื่อให้เกิดเป็นสินค้าและบริการแก่ลูกค้า และจะบริหารธุรกิจอย่างไรธุรกิจจึงจะอยู่รอดเปรียบได้กับแผนที่ทางความคิดในการประกอบธุรกิจและสิ่งสำคัญในการประกอบธุรกิจก็คือเงินทุน ซึ่งถ้าคุณต้องการเข้าถึงแหล่งเงินทุนแบบผ่านการพิจารณาได้แบบใสๆสิ่งสำคัญก็จึงอยู่ที่การเขียนแผนธุรกิจของคุณให้โดนนั้นเอง
วิธีการเริ่มต้นทำแผนธุรกิจจะเริ่มต้นจากการวางแผนธุรกิจ (Business Planning) ซึ่งในขั้นตอนการวางแผนธุรกิจถ้ามีแต่เฉพาะการวางแผนโดยไม่มีการเขียนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรแผนงานต่างๆก็จะอยู่เพียงในมโนภาพเท่านั้นเป็นเพียงความคิดอยู่ในสมองของคนวางแผน เมื่อแผนการนั้นถูกตีกรอบไว้ในสมองก็จึงมีข้อจำกัดความแม่นยำและความถูกต้องจึงมีน้อยมากอย่าลืมว่ามนุษย์เราคิดหรือวางแผนอยู่ตลอดเวลาโดยเฉพาะผู้ที่คิดจะเข้ามาประกอบธุรกิจในช่วงแรกจะมีเรื่องให้คิดฝันเยอะมากถ้าลองสอบถามว่าเมื่อวานนี้ผู้ประกอบการวางแผนว่าจะดำเนินธุรกิจไว้อย่างไรบ้างให้อธิบายออกมา ผู้ประกอบการส่วนใหญ่อาจจะยังพอตอบได้ เพราะเวลาเพิ่งผ่านไปไม่นานแต่ก็มีไม่น้อยเหมือนกันที่ตอบไม่ได้เพราะความคิดใหม่ได้เข้ามาแทรกความคิดเดิมไปแล้ว
ถ้าลองถามอีกครั้งว่าแผนการที่วางไว้เมื่อเดือนที่แล้วเป็นอย่างไร คงน้อยมาทีเดียวหรือไม่มีผู้ประกอบการใดเลยที้จะสามารถบอกได้โดยเฉพาะถ้าต้องมีการเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการวางแผนธุรกิจเมื่อต้นปีกับปลายปีหรือบอกได้ว่าสิ่งที่ธุรกิจได้ดำเนินการไปจริงๆนั้นเป็นไปตามสิ่งที่เคยวางแผนไว้ในสมองหรือไม่ดังนั้นการเขียนสิ่งที่อยู่ในสมองออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นการแปลงสิ่งที่เป็นนามธรรมออกมาเป็นรูปธรรม ซึ่งจะช่วยทำให้เรามองเห็นทุกมิติของความผิดได้อย่างชัดเจนและถ้าคุณต้องนำแผนธุรกิจไปยื่นเสนอต่อแหล่งเงินทุน คุณจะต้องทำแผนธุรกิจของคุณให้โดนซึ่งคุณสามารถทำได้ดังเทคนิคต่อไปนี้
ชัดเจนตรงกับภาคธุรกิจเข้าใจง่าย ไม่คลุมเครือ
ถ้าคุณมั่นใจว่าโครงการของคุณดีมีความชัดเจน ก็ขอให้คุณเขียนแผนธุรกิจของคุณให้ชัดเจนด้วยซึ่งความชัดเจนในที่นี้มี 2 ความหมาย ความหมายแรกคือ ชัดเจนว่าธุรกิจของคุณจัดอยู่ในธุรกิจประเภทไหน ซึ่งปกติแล้วการแบ่งภาคธุรกิจจะแบ่งออกเป็น 3 ภาค คือ ผลิตซื้อมาขายไปและบริการอย่างคุณผลิตน้ำดอกไม้พร้อมดื่มก็จัดอยู่ในส่วนภาคผลิต หากรับกางเกงหรือเสื้อจากโรงงานแห่งหนึ่งเพื่อจำหน่ายต่ออย่างนี้เรียกว่า ภาคซื้อมาขายไป หากประกอบธุรกิจรีสอร์ทก็จัดว่าอยู่ในภาคบริการนี้คือชัดเจนในความหมายแรก ส่วนความหมายที่สองก็คือ เขียนให้เข้าใจง่าย อย่าใช้ทรัพย์เทคนิคเยอะ คิดเสมอว่าคนทั่วไปดูแล้วจะต้องเข้าใจ มีไม่น้อยที่ผู้ประกอบการธุรกิจเกี่ยวเคมีหรือคอมพิวเตอร์ หรือด้านวิทยาศาสตร์ จะใช้ศัพท์เฉพาะจนทำให้เจ้าหน้าที่พิจารณาถึงกับงงไปเลย เมื่อแผนธุรกิจสื่อความหมายไม่ได้ ต่อให้โครงการดีอย่างไรก็ยากมากที่จะโดนใจผู้พิจารณาเรื่องเงินทุน
วางระบบเป็นสัดส่วน
การเขียนแผนธุรกิจคุณจะต้องมีการจัดประเภทวาง ระบบงานให้ไม่ปะปนและสับสนกัน จัดประเภทของฝ่ายงาน ออกมาเป็นส่วนๆ ปัจจุบันถ้าเงินกู้ลงทุนวงเงินไม่สูงมากแหล่งเงินทุนอย่างธนาคารก็จะมีแบบฟอร์มที่จัดระบบไว้เรียบร้อยแล้วให้คุณกรอกแต่ถ้าเป็นวงเงินกู้สูงคุณก็จะต้องจัดระบบตรงนี้ให้ดี คุณอาจขอแบบฟอร์มจากแหล่งเงินทุนมาอ้างอิงได้แต่สุดท้ายแล้วก็ต้องจัดระบบทั้งหมดให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณซึ่งส่วนใหญ่ระบบจากถูกแบ่งย่อยเป็นหมวดหมู่ออกมาเป็น 4 แผน คือแผนการจัดองค์กรเป็นการจัดการ หรือแบ่งแผนกต่างๆในองค์กรว่ามีทั้งหมดกี่แผนกแต่ละแผนกมีจำนวนพนักงานมีกี่คน ตำแหน่งในนั้นมีทั้งหมดกี่ตำแหน่งอัตราเงินเดือนของพนักงานคนละเท่าไร ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้สามารถแบ่งบอกถึงขนาดของธุรกิจรูปแบบที่ต้องใช้และรวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่ต้องนำมาใช้ลงทุน
แผนการผลิต เช่น วัตถุดิบนำมาผลิต หาซื้อจากแหล่งใด อุปกรณ์การผลิตรวมไปถึงราคา เพื่อทราบถึงต้นทุนแผนการตลาด อาทิ ทำเลที่ตั้งร้าน กลุ่มลูกค้า กลยุทธ์ที่จะใช้เป็นต้น เพื่อให้ทราบถึงโอกาสอันนำมาสู่ยอดขาย แผนการเงิน ซึ่งหมายรวมถึงเงินลงทุนในการประกอบธุรกิจโดยรวมตั้งแต่ค่าวัตถุดิบอุปกรณ์ค่าตกแต่งร้านสรุปยอดทั้งหมดออกมาระบุสิ่งที่เป็นไปได้ไม่ใช่ความฝัน ผู้ประกอบการบางคนเป็นเจ้าโปรเจคมีสิ่งที่ต้องการทำมากมาย บางครั้งมีความคิดที่จะทำหลายธุรกิจที่เชื่อมโยงกันแต่คุณอย่าลืมว่านั่นคือความฝันยังไม่ใช่ความจริง ถ้าแผนธุรกิจจะโดนใจแหล่งเงินทุนคุณต้องนำเสนอความจริงไม่ใช่ความฝัน คุณจะต้องตื่นจากฝันแล้วมาเริ่มต้นนับหนึ่งกันใหม่
เขียนแบบกล้าได้กล้าเสีย
ถ้าคุณอยากได้ลูกเสือคุณก็ต้องบุกเข้าถ้ำเสือ ผู้ประกอบการไม่น้อยที่นำเสนอแผนธุรกิจแบบหมกเม็ดต่อแหล่งเงินทุนแบบ ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 กรณีดังนี้ กรณีแรกมีผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตไม่น้อยที่เป็นผู้ริเริ่มผลิตสินค้าชิ้นนั้นๆเป็นคนแรก แต่ก็ไม่กล้าจดทะเบียนเป็นเจ้าของทรัพย์สินทางปัญญาเพราะกลัวว่ารายละเอียดและข้อมูลที่เป็นความลับทางธุรกิจตรงนี้จะรั่วไหลออกไปสู่บริษัทคู่แข่ง เอาล่ะไม่จดไม่ว่ากัน แต่จะให้ระบุรายละเอียดลงในแผนธุรกิจก็ไม่ได้อีกเพราะก็เท่ากับว่าเปิดเผยสูตรลับซึ่งถ้าผู้ประกอบการคิดเช่นนั้นอยู่ล่ะก็บอกได้เลยว่าผิดมหันต์แผนธุรกิจของคุณไม่มีทางโดนใจแน่ๆเพราะสิ่งที่จะทำให้ธุรกิจของคุณดูน่าสนใจก็คือ สิทธิบัตรที่คุณต้องไปจดหรือรายละเอียดเคล็ดลับที่คุณมีนั่นเองเพราะสิ่งเหล่านี้จะทำให้เจ้าที่พิจารณาเห็นความต่างและโอกาสของธุรกิจคุณ
กรณีที่สองผู้ประกอบการที่เคยมีหนี้สิน เมื่อต้องการนำเสนอ แผนธุรกิจเพื่อกู้เงินก็กลัวว่าตนเองมีหนี้อยู่แหล่งเงินทุนคงไม่ให้กู้จึงปกปิดข้อมูลตรงนี้ไว้ แต่คุณอย่าลืมว่ายังไงแหล่ง เงินทุนก็จะต้องมีการตรวจสอบประวัติย้อนหลังอยู่ดี ดังนั้นทางที่ดีนำเสนอแผนธุรกิจไปพร้อมพร้อมกับประวัติทางการเงิน ของคุณด้วยเลยจะดีกว่าเพราะทางแหล่งเงินทุนจะประเมินอีกครั้งว่าคุณมีโอกาสมากน้อยแค่ไหน ถือว่าวัดใจกันไป แค่คุณกล้าเปิดเผยเท่านี้ก็ได้ใจแหล่งเงินทุนไปแล้ว
นำสิ่งที่คุณรู้มาเขียน
มีผู้ประกอบการไม่น้อยเลยที่ไม่รู้จะเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจอย่างไร จึงไปคัดลอกจากธุรกิจอื่นๆมาแล้วนำมาดัดแปลง โดยประมาณการเอาทำให้ตนเองก็ไม่เข้าใจแผนที่ตนเองเขียนเช่นกัน คุณจงจำไว้ว่าการทำธุรกิจที่ดีผู้ประกอบการควรรู้รอบและไม่ทำธุรกิจชนิดที่เรียกว่ายืมจมูกคนอื่นหายใจ ฉะนั้นจุดเริ่มต้นง่ายๆคือพยายามทำแผนธุรกิจของตนเองให้ตนเองเข้าใจก่อนเป็นอันดับแรก นำสิ่งที่คุณรู้มาเขียนแผนหลังจากนั้นก็ลองให้คนอื่นๆอาจจะเป็นผู้ร่วมธุรกิจช่วยกันพิจารณาอีกครั้งปรับเปลี่ยนให้เข้าใจง่ายที่สุดที่สำคัญอย่าระบุในสิ่งที่ตนเองไม่รู้หรืออธิบายไม่ได้ลงไปในแผนธุรกิจของคุณเด็ดขาด
ถ้าคุณรู้ในสิ่งที่คุณเขียนและสามารถอธิบายได้แผนธุรกิจของคุณก็มีโอกาสมากที่จะโดน อย่าลืมที่จะระบุความเสี่ยงบางคนระบุแต่สิ่งที่เป็นด้านบวกของธุรกิจเพราะเชื่อว่าแหล่งเงินทุนจะเห็นโอกาสแบบนั้นและคล้อยตามแต่นั่นเป็นความเข้าใจที่ผิด แหล่งเงินทุนและสถาบันการเงินจะไม่มองด้านบวก เขาจะพิจารณาจากด้านลบถ้าคุณไม่ระบุความเสี่ยงในธุรกิจของคุณลงไปในแผนธุรกิจ ก็เท่ากับว่าแผนนั้นไม่โดนทันทีเพราะขาดข้อมูลสำคัญในการตัดสินของแหล่งเงินทุน
แหล่งเงินทุนเขาต้องการดูว่าถ้าคุณเกิดความเสี่ยงขึ้นคุณจะประคองธุรกิจอย่างไร จะดูว่าคุณมีแผนสำรอง(Contingency Plan) ใดบ้าง ซึ่งเขาจะประมวลผลในด้านลบทั้งหมดออกมาและตัดสินว่านั้นเป็นโอกาสทางธุรกิจของคุณทั้งหมดเหล่านี้จึงเป็นเทคนิคที่คุณสามารถนำไปปรบัใช้ในการเขยีนแผนธุรกิจของคุณได้แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนแผนธุรกิจ อย่าลืมพิจารณาสภาวะการณ์ในปัจจุบันตอนนั้นด้วยว่า แนวโน้มเศรษฐกิจและเหตุการณ์บ้านเมืองเป็นอย่างไร เพราะสิ่งเหล่านี้มี ผลกระทบกับการประกอบธุรกิจทั้งสิ้น ดังนั้นถ้าปัจจัยแวดล้อมภายนอกไม่เอื้ออำนวยให้คุณเขียนแผนธุรกิจสมบูรณ์แบบอย่างไร โอกาสที่จะโดนใจแหล่งเงินทุนก็มีโอกาสน้อยเหมือนกัน พิจารณาความพร้อมทุกด้านให้ดีเสียก่อนการทำธุรกิจขึ้นอยู่กับจังหวะและเวลาด้วยคุณอย่าลืมข้อนี้เด็ดขาด